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二つ目の備忘録

会計税務、読書、旅行など

マイ働き方改革

生産性

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最近働き方改革に関する話題を良く目にします。国会で議論したり、首相官邸がリードして有識者会議やったりとかしてます。また、大手企業が副業を解禁したり、残業削減に努めたりとかもしているようです。

 

それはそれで良い事ですが、全体的にゆるい雰囲気というか、一昔前のゆとり世代教育の議論のような感じもします。本当に効果あるのかなーと思ってしまう訳です。プレミアムフライデーなんて知らない人も多いですし、有給休暇の取得奨励といっても実際休めないよという人もたくさんいます。

 

やはり結局のところ働き方改革って個人的なchangeができないとどうしようも無い気がします。国や会社がどうお膳立てしようとも、個人のレベルでいろいろ変えないと生産性低いままという話です。

 

自分の場合、ずるしたい性格というか、なるべく仕事を手っ取り早く片付けたい、かつ効果的な結果を出したいと思ってしまうほうですので、いろいろとchangeに挑戦しています。

 

以下は最近変えた、または変えようとしている事です。



パワーポイントを(なるべく)使わない

会議の資料といえばパワポです。私の勤務する会社でもパワポが氾濫しております。会社のほうで専用のテンプレートまで用意されていまして、これを使うように!となっているのです。

 

ところが最近になってパワポ=悪という論調が出てきました。これはいったいどういうことか?ということで調べてみると、大手企業や米軍など公機関もパワポ禁止が広がっており、その理由は次のようなことだというのです。

 

  • 経費節減のため(社内資料に過度に装飾は時間の無駄)
  • 効果的な会議運営のため(スライドを見るあまり発表者の話を聞いていないw)
  • スライドが誤解を与えまたは読み解くのに時間がかかることがある
  • 思考が深まらないので、対話や討論が行いづらく一方的な報告になりがち(むしろできるだけ「議論をせずに済ませたい」という感じ 笑)

 

言われてみると、うーん確かにと思ってしまいます。

会議が単なるスライド(箇条書き)の読みあわせのようになっていることも多かったなと反省してしまいます。これなら資料だけメールで送って「読んでおいて」で事足りる訳です。

 

アマゾンのジェフ ベソスも「パワーポイントはプレゼンする側を楽にさせ、聞く側を混乱させる。」と言っていますし、先日日本にも来たマティス国防長官も海兵隊大将の時代に「PowerPoint makes us stupid」と端的に言っております。

 

その通り!という感じです。従来のパワポ会議は効率的でも効果的でも無かったのです。

 

じゃあどうすれば良いの?ということですが、現在自分なりに心掛けていることは次のようなことです。

  • 会議をやるなら「議論」「検討」を目的として開催する。「報告」だけの会議とか資料を読みあわせるだけの会議は無駄。せっかく集まって話すのであれば、お題を明確にして話し合うことに使う
  • 「報告」だけならメールで充分
  • 資料を作る場合はテキストを中心にロジカルな構成のメモ書きを心掛ける(常になぜ?を入れる)。装飾は無駄
  • 資料を印刷して配ったりしない。必要なら上記のメモ書きを会議の後で送る
  • グラフとかを示す場合にはExcelのまま見せる。資料にコピペとかしない

 

とはいえ、「報告」だけの会議に呼ばれてしまうことも多く苦痛なのですが、少なくとも自分の主催ミーティングではやらないようにしています。



メールの受信トレイでタスク管理しない

会社で使っているメールの受信トレイには毎日大量のメールがやってきます。従来は明らかな宣伝目的のメール以外は読後そのまま受信トレイに置いておくようにしていました。

 

なぜなら返信が必要なもの、アクションが必要なものなどを貯めておくタスクトレイとしてそのまま転用できるからです。さらに、タスクとして終了したものもそのまま受信トレイに放置していました。こうすることで、必要な場合に後で検索して古いメールを探すことが容易だからです。なので、自分で自分にメールを送ってタスク管理するようなこともやっていました。

 

ですがこういう使い方は弊害があるなと思うようになりました。例えば次のようなことです。

  • 一日中受信トレイを気にしてしまい、割り込み仕事に時間を取られやすい。来たメールに即レスポンスは良いことかもしれませんが、自分にとって重要な仕事にしっかり時間を割くほうが重要
  • オープンタスク(仕掛タスク)の全体像・全体量が見えにくい
  • 何のタスクをいつどのくらいの時間かけてやったのかの記録が採れない。No data no improvementですから、データ化しないと改善できない
  • ワークライフのバランスがうまく管理できない。一日でやりたいことの中には仕事関係だけでなく、生活とか遊びもある訳で、会社の受信トレイではそれらの量とかバランスとかは管理できない

 

こんな訳で、新しいタスク管理方法を探した方が良いなと思い立ったのです。それでiPhoneのアプリとか「タスク管理」と名のつくものを見てみたのですが、どれもイマイチ。ちょっと違うなという感じ。だったら自分で作ろう!ということで、Excel VBAで超簡単なツールを作って管理しています。

 

Excelファイルはクラウドに置いて、会社のパソコン、家のパソコン、スマホなどいろいろなデバイスから直接参照編集できるようにしています。もう1か月くらい運用していますが、良い感じw。まあ自分に便利なように作ったので当然ですが。どんなツールかは別の機会に紹介したいと思っています。

 

また会社の受信トレイは空っぽの状態にしておくようになりました。最近の対応としては

  • 宣伝メールはプレビュー(最初の1行だけ表示)だけ読んで削除。とっておかない
  • 会社のお知らせ系メールは読んで基本削除。人事関係とか取っておく必要がある場合はアーカイブへ移す
  • 返信アクションが必要なメールはいったん別トレイへ移し、Excelツールにタスクを登録。返信アクションが済んだらアーカイブへ移す
  • メール処理は1日2回まで1回あたり1時間Maxで実施。それ以外はメールソフト自体を立ち上げない。即レスポンスできなくて悪い気もしますが、その分重要な仕事に時間を割けるようになった

 

その他にも、「マイ働き方改革」として次のようなことに取り組んでますが、長くなるので別の機会に整理します。

  • 社内メールの使用を減らす
  • Evernoteを使う
  • Kindleで本を読む
  • 自主的週休3日制


マイ働き方改革で人生充実できると良いなと思っている次第です。

 

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